Fahrtenbuch

Wann lohnt sich ein Fahrtenbuch bei Dienstwagen?

Ob sich ein Firmenwagen Fahrtenbuch bzw. Dienstwagen Fahrtenbuch lohnt, lässt sich nicht pauschal beantworten. Ausschlaggebend ist die individuelle Berechnung und somit der direkte Vergleich mit der 1-Prozent Regelung. Nichts desto trotz existieren ein paar Indikatoren dafür, wann das Fahrtenbuch führen Firmenwagen steuerlich günstiger stellt. Ein entscheidender Faktor ist der Anteil, den betriebliche Fahrten und private Fahrten haben. Je weniger ein Firmenwagen privat genutzt wird, desto eher lohnt sich das Fahrtenbuch, dass die gefahrenen Kilometer ausweist. Auch relevant ist eine Betrachtung des inländischen Bruttolistenpreises, da sich hieran die 1-Prozent Regelung orientiert. Je höher dieser ist, desto eher sollte ein Fahrtenbuch geführt werden. Weitere Faktoren sind eine geringe jährliche Fahrleistung, das Vorhandensein eines Gebrauchtwagens oder auch eines Dienstwagens, der komplett abgeschrieben ist, wobei in allen Fällen eine konkrete Betrachtung vorgenommen werden sollte.

Firmenwagen: Fahrtenbuch oder 1-Prozent Regelung?

Die Entscheidung darüber, ob ein Fahrtenbuch Dienstwagen steuerlich erfasst oder pauschal versteuert wird, trifft der Arbeitgeber. Seitens eines Arbeitnehmers kann allerdings Mitspracherecht bestehen, wenn es sich schlichtweg nicht lohnt, pauschal anzusetzen. Die 1-Prozent Regelung ist ein klarer Vorteil für die Lohnbuchhaltung und spart eine Menge Arbeit, wobei die Entscheidung durchweg in Absprache mit einer Steuerberatung erfolgen sollte. Fest steht, dass der geldwerte Vorteil durch einen Firmenwagen in beiden Fällen versteuert werden muss. Ein Firmenwagen darf übrigens in aller Regel unbegrenzt privat genutzt werden, sofern nicht eine anderslautende Vereinbarung mit dem Arbeitgeber getroffen wurde.

Wie lassen sich durch ein Fahrtenbuch Dienstwagen sicher erfassen?

Elektronische Fahrtenbücher müssen den steuerlichen Anforderungen entsprechen, bieten aber den Vorteil einer einfacheren Handhabung. Wer ein handschriftliches Fahrtenbuch führt, unterliegt denselben Vorgaben, kann dabei aber auf im Handel erhältliche Vorlagen bzw. Vordrucke zurückgreifen. Welche Methode sich eher eignet, ist Geschmackssache, wobei elektronische Fahrtenbücher möglicherweise Probleme in puncto Datenschutz mit sich bringen. Zu beachten ist, dass eine Excel-Tabelle oder ein vergleichbares Dokument nicht akzeptiert werden. Der Grund liegt in der nachträglichen Möglichkeit zur Manipulation, die weder ein digitales Fahrtenbuch in Form einer App noch eine handschriftliche Lösung bieten. Dies ist auch ein entscheidender Punkt und sagt auch, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht nachträglich bearbeitet werden darf und in sich geschlossen sein muss. Lose Blätter sind somit tabu. Wie genau die Regelungen aussehen, ist auch Inhalt eines aktuellen BMF Schreibens in Form einer Stellungnahme aus dem Jahr 2022. Das Bundesministerium für Finanzen nimmt darin Änderungen gegenüber einem vergleichbaren Schreiben aus dem Jahr 2018 vor, weshalb sich immer wieder lohnt, auf die aktuelle Gesetzgebung zu blicken und sich daran zu orientieren.

Wie kann ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Firmenwagen erfassen?

Mit einem Fahrtenbuch wird der private Nutzungsanteil durch die Addition jedes gefahrenem Kilometer ermittelt. Die Abrechnung erfolgt pro Monat, wobei private Fahrten lediglich mitsamt des Datums sowie der gefahrenen Distanz vermerkt werden brauchen. Selbiges gilt auch dann, wenn Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte eingetragen werden: Datum und Angabe der Kilometer reichen aus, wobei auch der Kilometerstand zu Beginn aufgezeichnet werden sollte. Handelt es sich um betriebliche Fahrten, so sind die Vorgaben an das Dienstwagen Fahrtenbuch ein wenig strenger. Neben das Datum treten der Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt aber auch der Ort der Abfahrt und das Ziel. Hierfür reicht nicht die Angabe eines Kundennamens oder einer Stadt, sondern es muss eine exakte Anschrift mitsamt Straße und Hausnummer angegeben werden. Damit nicht genug, denn auch der Zweck der Reise muss ins Fahrtenbuch eingetragen werden und selbst mögliche Umwege sind zu dokumentieren.

Weitere formelle Anforderungen an ein Dienstwagen Fahrtenbuch

Betriebliche Fahrten müssen im Fahrtenbuch ebenso wie der private Nutzungsanteil zeitnah dokumentiert werden. Am Besten ist eine direkte Aufzeichnung nach der Ankunft am Ziel, um eventuelle Ungenauigkeiten zu vermeiden. Auch eine Vorgabe ist die fortlaufende Führung: lückenlos, versteht sich. Wer möchte, kann auch mit Abkürzungen arbeiten, die dann allerdings auf einem separaten Blatt in Form einer Legende erklärt werden sollten. Überprüft wird das Fahrtenbuch im Rahmen einer Betriebsprüfung, die auch Tankquittungen und Rechnungen von Werkstätten mitsamt Kilometerstand in Augenschein nimmt. Zeigen sich hier Unstimmigkeiten, so drohen steuerliche Nachteile bzw. der automatische Wechsel zur 1-Prozent Regelung.